Výběr informačního systému?

Něco vám ve firmě nefunguje a přemýšlíte, jestli to nezlepší nový informační systém? Nebo už víte, že nový systém potřebujete?

Při výběru software dochází často k nedorozuměním. Software je totiž dost abstraktní a těžko si lze představit do všech detailů. Pokud kupujete železnou tyč, stačí vám vědět, jak má být velká a z jakého materiálu (což může být věda, které zase nerozumím já). Ale tyč je tyč a většinou lze popsat třemi nebo čtyřmi hodnotami.

Navíc panuje rozšířená představa, že naprogramovat lze vlastně všechno a že si případnou úpravu podle vašich představ zaplatíte. I když tušíte, že to tak není, časem se začnete rozhlížet po trhu. Bohužel, většinu informací ale budete dostávat z webových stránek výrobců, případně přímo od jejich obchodních zástupců. A jejich cíl je stejný - prodat vám jejich systém. Objektivní informace tedy úplně nečekejte.

Jak to tedy ve skutečnosti je? V zásadě máte dvě možnosti:

  • Využít některý z již existujících systémů.
  • Nechat si naprogramovat systém na míru.

Ani jedna možnost není úplně bez rizika. Podívejme se nejprve na existující systémy. Síla většiny z nich je v tom, že je programují týmy programátorů mnoho let. Systémy mají tedy pokrytý a vyladěný velký rozsah funkcionality. To je jejich výhodou i slabinou, protože je to jako koupit si hrad. Bude robustní, stabilní, ale časem třeba zjistíte, že ta malinká okýnka vám úplně nevyhovují a potřebovali byste více světla. Nebo že kulaté věže nejsou to pravé a po místnostech se špatně rozmisťuje nábytek. Pak můžete buď hrad opustit a koupit si zámek, což není levné, nebo rezignovat na pohodlí a pak může hrad sloužit dlouhou dobu.

Naproti tomu programování systému na míru vám může na začátku snadno pokrýt proces a systém vám dokonale přizpůsobit. I tady však vznikají komplikace, když vaše firma začne růst. Programování na míru bych přirovnal ne k hradu, ale ke stavbě rodinného domku. Na začátku nemáte děti, máte omezený rozpočet, tak si necháte postavit pěkný domek s jednou ložnicí a s velkým obývákem s kuchyňským koutem. Bydlíte ve vlastním a vše vám vyhovuje, je to podle vašich představ. Pak ale přijde první dítě, druhé, hromady hraček, chůva, větší auto, a najednou se do domu nevejdete. Zatímco u hradu se na začátku počítalo s tím, že tam budou služebníci, koně, zásoby ap., u malého lehkého domku na to nikdo nepomyslel.

I když se to nezdá, programování na míru je dost odlišné od standardizovaných řešení. Často váš proces pokryje dokonale, ale jen na omezenou dobu. Naproti tomu standardizované systémy jsou těžkopádné, ale časem zjistíte, že když něco nového potřebujete, systém to nějakým způsobem podporuje a umí.

Jak si tedy vybrat? Pokud jste firma s unikátním produktem nebo obchodní strategií, pak vám asi nebude žádné standardizované prostředí vyhovovat a bude nutné nechat si naprogramovat něco na míru. Udělat to dobře bude dražší a náročnější, ale vyvážit by to měla vaše unikátnost a z ní plynoucí příjmy. Pokud jste firma se “standardními” procesy, je lepší spolehnout se na standard, který poroste s vámi, byť vám na začátku přijde těžkopádný.

Samozřejmě existují i hybridní řešení, tzn. nechat si něco naprogramovat do existujícího systému. O detailech výběru ale zas až někdy příště.

Zahiro, 11.11.2019